Ik ben een beheerder. Dat weet ik nu, want in mijn mailbox verschijnt een bericht dat begint met de aanhef ‘Beste beheerder’. De afzender is The Google Workspace Team. Dat team was me tot zojuist totaal onbekend, maar dat ligt aan mij – de groep laat me namelijk weten dat er wijzigingen worden doorgevoerd aan mijn Google Workspace. Ik heb dus een Google Workspace. Wist ik niet.

Space, ruimte, is altijd fijn. Wat nog fijner is, lees ik: er komen slimme functies in die ruimte. Ik ben dol op slimme functies. Domme functies, daar ben ik dan weer een stuk minder enthousiast over. Mijn auto zit vol met ronduit domme functies – ik schreef er al eerder over. En verder ken ik ook best wat mensen met domme functies. Functies waarvan de naam vaak eindigt met coach.

Een slimme functie van mijn Google Workspace gaat over ‘specifiekere controle’. De controle die ik momenteel heb, als pas benoemde beheerder, is volgens dat team van Google namelijk niet specifiek genoeg. Ik kan nu Gmail (dat ken ik!), Meet (ken ik ook!) en Chat (geen idee, tenminste niet binnen Google) samen gebruiken en daar moest maar eens een einde aan komen. Ik was nog niet aan dat samen gebruiken begonnen en dat komt omdat ik pas een paar minuten beheerder ben, maar het is plezierig om te lezen dat ‘het’ binnenkort wordt gesplitst. Want splitsen is specifieker, lees ik. En specifieker is slim.

Top.

Behalve de ‘specifiekere controle’, zo lees ik in de mail, is er ook sprake van een ‘verbeterde gegevenscontrole’. De gegevenscontrole maakt het mij mogelijk om slimme functies en Workspaceservices te gebruiken. Ik schreef het al: ik heb een sterke voorkeur voor functies die slim zijn en dus een afkeer van coaches.

En ‘diensten op het gebied van werkruimte’ (dat is volgens hetzelfde Google de vertaling van Workspaceservices), wie wil dat nou niet? Hoe vaak staat u niet in uw werkruimte, kijkt u om u heen denkt u: ‘Deze werkruimte heeft diensten nodig en rap’?

Dat bedoel ik.

En dan zijn er nog de ‘aanvullende gebruikersreizen’. Die zijn niet voor mij van toepassing, denk ik in eerste instantie. Ik zit immers nog in mijn proeftijd als beheerder en om dan meteen gebruiker te worden in plaats van beheerder – het lijkt me niet slim en u weet dat ik van slim houd.

Het team van Google denkt er anders over. Dat team mailt me dat ik voor, tijdens of na zo’n reis (dat blijft een beetje onduidelijk) als gebruiker kan ‘bepalen of Google Workspace-content en -activiteit wordt gebruikt om aanvullende Gemini voor Workspace-functies te personaliseren’.

Als ik de specifiekere controle wil en de verbeterde gegevenscontrole en als ik als gebruiker aanvullend op reis wil – dan hoef ik alleen maar de beheerdersconsole te openen. Dan kan ik naar Account, Accountinstellingen en dan naar Slimme Functies en kan ik een standaardwaarde instellen. Kan allemaal wel zijn, maar ik blijf hangen bij Gemini. Gemini, dat is toch dat ruimtevaartprogramma van NASA uit de jaren zestig? En een sterrenbeeld, Tweelingen?

De mail rept er verder niet over. Het team heeft het aan het slot van het bericht over de standaardwaarde. Moet ik die instellen?

The Google Workspace Team vindt van wel. Want als ik halverwege het eerste kwartaal van 2025 nog geen standaard gebruikersoptie heb ingesteld via de beheerdersinstellingen, dan krijg ik als gebruiker (dus niet als beheerder!) ‘een prompt’.

Een prompt. Dat lijkt me zeer onwenselijk als beheerder. Of als gebruiker.

En dan nu serieus. Hoe zijn we met zijn allen hierin verzeild geraakt?